英語のビジネスメール
2011年1月4日http://animallabo.com/
英語のビジネスメール
こんにちは、ロッシェルです。今日は、英語でEメールを書くときの基本的な豆知識を紹介したいと思う。
1．件名の書き方
件名には、メールの内容を明確に示すことが重要です。
たとえば、依頼しているのであればRequestで始めます。例：Request for Information Exchange Meeting（情報交換のミーティングの依頼）問い合わせの場合は、Inquiry あるいはQuestionで始めます。例：Inquiry about the class schedule. （クラスのスケジュールに関する問い合わせ）
至急な内容だったら、HIGH PRIORITY（優先度が高い）を大文字で書きます。例：HIGH PRIORITY: Changing the time of today’s meeting. （緊急：本日の会議の時間変更変更）
返事をもらう必要は無いけれど、相手にとって必要または重要と思われる情報を送る場合はアメリカではよく「FYI(For Your Informationの略)」を使います。例：FYI: New menu at the cafeteria （食堂の新しいメニュー）
多くの人は、あまり深く考えずに件名を書きますがそれは大きな間違いです。ビジネスメールでは、実は件名欄こそ最重要なのです。1日に数多くのメールを受け取るビジネスパーソンはたいていはまず件名でふるいわけを行います。つまり、あまり重要そうでない件名をつけるとメールを読むのを後回しにされたり最悪の場合、読んでもらえない可能性もあるのです。
たとえば、Subject: announcement（件名：お知らせ）では相手の関心をひきつけることは出来ません。本文の内容を具体的かつ簡潔に表現することが重要です。なお、公用名詞（顧客の社名）を使うのも相手の注意を引くのに効果的です。例：Developments on the Google project （グーグルプロジェクトの発展）
2．相手の名前と敬称
相手の名前をどう書くかは、とても重要なうえ、注意を必要とします。よくある間違いは、担当者を男性と思い込んで女性のMr.をつけてしまうことです。相手の性別が分からない場合はDear Sir or Madamなどの書き出しが無難です。
また、女性にメールを送る場合はMs.を使うようにしましょう。MissやMrs.は未婚・既婚を示すものなのでビジネスに婚姻関係は関係ないと考える欧米では不適切だからです。
初めての相手、又はフォーマルな関係の相手に送る場合は相手の苗字を使いましょう。ただし、相手があなたを下の名前で呼んでいる場合自分もそれにあわせてもよいでしょう。
相手の名前の前にDearをつけるのは丁寧だしビジネスメールで適切ですが親しい人に対してはHelloのほうが人気があるようです。
グループにメールを出す場合はDear Customers（お客様各位）Dear Suppliers（サプライヤー各位）のように、複数形を使うのを忘れないようにしましょう。
長くなるので今回はここまでにしますが次回のブログでは、本文の書き方そして結びの言葉について書きたいと思う。
英語のビジネスメール
こんにちは、ロッシェルです。今日は、英語でEメールを書くときの基本的な豆知識を紹介したいと思う。
1．件名の書き方
件名には、メールの内容を明確に示すことが重要です。
たとえば、依頼しているのであればRequestで始めます。例：Request for Information Exchange Meeting（情報交換のミーティングの依頼）問い合わせの場合は、Inquiry あるいはQuestionで始めます。例：Inquiry about the class schedule. （クラスのスケジュールに関する問い合わせ）
至急な内容だったら、HIGH PRIORITY（優先度が高い）を大文字で書きます。例：HIGH PRIORITY: Changing the time of today’s meeting. （緊急：本日の会議の時間変更変更）
返事をもらう必要は無いけれど、相手にとって必要または重要と思われる情報を送る場合はアメリカではよく「FYI(For Your Informationの略)」を使います。例：FYI: New menu at the cafeteria （食堂の新しいメニュー）
多くの人は、あまり深く考えずに件名を書きますがそれは大きな間違いです。ビジネスメールでは、実は件名欄こそ最重要なのです。1日に数多くのメールを受け取るビジネスパーソンはたいていはまず件名でふるいわけを行います。つまり、あまり重要そうでない件名をつけるとメールを読むのを後回しにされたり最悪の場合、読んでもらえない可能性もあるのです。
たとえば、Subject: announcement（件名：お知らせ）では相手の関心をひきつけることは出来ません。本文の内容を具体的かつ簡潔に表現することが重要です。なお、公用名詞（顧客の社名）を使うのも相手の注意を引くのに効果的です。例：Developments on the Google project （グーグルプロジェクトの発展）
2．相手の名前と敬称
相手の名前をどう書くかは、とても重要なうえ、注意を必要とします。よくある間違いは、担当者を男性と思い込んで女性のMr.をつけてしまうことです。相手の性別が分からない場合はDear Sir or Madamなどの書き出しが無難です。
また、女性にメールを送る場合はMs.を使うようにしましょう。MissやMrs.は未婚・既婚を示すものなのでビジネスに婚姻関係は関係ないと考える欧米では不適切だからです。
初めての相手、又はフォーマルな関係の相手に送る場合は相手の苗字を使いましょう。ただし、相手があなたを下の名前で呼んでいる場合自分もそれにあわせてもよいでしょう。
相手の名前の前にDearをつけるのは丁寧だしビジネスメールで適切ですが親しい人に対してはHelloのほうが人気があるようです。
グループにメールを出す場合はDear Customers（お客様各位）Dear Suppliers（サプライヤー各位）のように、複数形を使うのを忘れないようにしましょう。
長くなるので今回はここまでにしますが次回のブログでは、本文の書き方そして結びの言葉について書きたいと思う。
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